在 Slack 與外部合作夥伴協作

關於此使用案例

當對話散落在電子郵件對話串、會議記錄、共用雲端硬碟及各自獨立的應用程式時，外部協作往往容易陷入混亂。決策內容可能會淹沒在大量資訊之中，外部合作夥伴還可能因為拿到過期資訊而做白工。

Slack 將外部協作整合到平常用來處理內部工作的集中式工作作業系統。你可以透過共用頻道、工作流程自動化、整合及 AI 工具，與客戶、廠商、代理商及其他利害關係人安全地溝通，讓跨團隊工作公開透明且井然有序。

以下介紹在 Slack 中進行外部協作的實用方法，並分享大方向原則，告訴你建立高效跨公司工作流程的最佳做法。

如何在 Slack 中與外部合作夥伴協作

當所有人都能在同一個共享空間中溝通時，與外部合作夥伴協作就會更輕鬆。透過頻道、共享工作空間及存取權控管設定，團隊可以直接將外部合作夥伴加進對話，同時安全也不打折扣。

Slack 的共用頻道、工作流程自動化、整合以及 AI 工具等功能，能協助團隊保持同調，並提升企業生產力。以下是支援外部協作的 Slack 功能詳細介紹：

使用 Slack Connect 告別混亂的外部電子郵件往來

Slack Connect 讓組織能直接在 Slack 中與外部合作夥伴安全地協作。團隊無需再仰賴漫長的電子郵件往來和各自分散的工具，可在同一地方即時溝通、分享檔案、協調核准流程，並追蹤決策。使用 Slack Connect 的團隊表示，創意審核流程的處理速度提升了 2 倍，與承包商合作的團隊每週會議也減少了 50%。

透過將外部利害關係人加進同一個工作空間，Slack Connect 有助於打破溝通壁壘、加快回應速度，並提高透明度，讓專案順利推進。

讓 Slackbot 幫忙打理行政雜事和提醒通知

Slackbot 是直接內建於 Slack 的個人 AI 工作助理，將自動提醒、快速解答和適度的指引融入日常工作流程，協助團隊維持外部協作的井然有序。團隊可使用 Slackbot 傳送截止日期提醒、督促利害關係人分享更新資訊、解答常見流程問題，或引導人員找到所需資源，而無需增加額外的行政負擔。

由於這些提醒直接出現在對話和頻道中，團隊可以減少遺漏核准與重複追蹤的情況，同時確保跨組織的工作持續推進。

為內部與外部對話分別建立專屬頻道

頻道能協助團隊根據專案、客戶、行銷活動或合作夥伴關係來整理外部協作事務。為特定工作項目建立專屬頻道，讓一切有條不紊，確保適當的人員能存取正確的對話、檔案、核准流程與更新。

團隊也可以建立內部頻道，在對外發布更新之前，先就時程、職責和意見回饋達成共識。這種規劃得當的頻道結構，讓之後搜尋資料超方便，不僅能輕鬆找到被埋沒的文件和過往討論內容，還可減少重複工作。

開啟共用頻道，打造統一的跨公司工作空間

Slack 共用頻道建立了一個核心工作空間，讓內部團隊與外部合作夥伴可聚在一起，攜手處理手頭的專案。有了共用頻道，就能告別以前應付不完的電子郵件串，以及不連貫的審核流程。團隊可以輕鬆地在同一個對話中分享進度、審閱檔案、解答疑問，並推進核准流程。

參考共用頻道的歷史記錄進行協作，也能減少因為缺少情境資訊或意見回饋散落各處，導致進度延誤的情形。對話與待辦事項即時串聯，讓不同組織之間的情況都一目瞭然。

將工作流程自動化，減少手動追蹤

工作流程自動化可幫團隊省下手動追蹤的時間，讓外部協作在各組織間持續順暢推進。不論是核准請求、就職工作流程、狀態確認、提醒及申請表單，團隊可以為任何重複性任務設定自動化，避免專案因等待更新或回覆而停擺。

工作流程建立工具也能與外部工具及系統連結，協助團隊建立一套跨組織的標準化流程，同時減少行政工作與溝通延誤。

整合你的技術工具，確保外部利害關係人步調一致

整合功能將 Slack 與你的團隊平常工作時使用的工具連結，這包括專案管理平台、CRM 系統、支援單系統，以及檔案分享工具、行事曆與其他業務應用程式。透過 Slack 的整合功能，團隊無需離開 Slack，即可接收來自專案管理工具的進度更新、分享 Google 雲端硬碟檔案、建立 Salesforce 記錄，或管理支援單。

集中管理這些資訊有助於減少情境切換，讓即時追蹤工作進度更輕鬆，還能確保外部利害關係人掌握最新狀態，無需手動頻繁回報進度。

運用微型會議和剪輯，不用正式行事曆邀請也能保持同步

微型會議與剪輯讓團隊可以用最輕鬆的方式，直接和外部合作夥伴快速對話，免去安排正式會議的麻煩。

當非同步溝通方式導致進度變慢，團隊可以隨時加入微型會議，就能即時解答問題、共同審閱意見回饋，或加快決策速度。根據 Slack 的研究，使用微型會議的團隊表示生產力提升了 37%。

剪輯則支援非同步協作，讓團隊能錄製簡短的影片或語音訊息來分享最新進度，供合作夥伴按照自己方便的時間觀看或聆聽。這有助於減少開不完的會議，團隊可以更快速地解釋修改內容或說明專案進度，同時提供更完整的前後脈絡。

與外部夥伴透過 Slack 協作的好處

Slack 為組織提供共用協作平台，讓內部團隊與外部合作夥伴能夠加快協調工作的速度，隨時掌握各個專案的進度，並在不犧牲安全或管理監督的前提下，讓溝通保持井然有序。

在 Slack 中與外部人員協作的核心優勢包括：

• 加快溝通與決策制定。共用頻道、微型會議及即時通訊功能，有助於團隊更快解決疑問、推進核准流程，無需再花時間等待漫長的電子郵件往返或特地安排會議。
• 減少被電子郵件淹沒，告別零碎溝通。將對話、檔案、更新與意見回饋集中到 Slack，降低管理散亂收件匣及未整合協作工具的需求。
• 企業級安全防護。透過 Slack Connect，不僅可以決定哪些外部合作夥伴可以加入，還能掌控他們可查看和分享的內容。Slack 上的每個互動均符合嚴格的隱私權標準與合規認證。
• 提升跨專案與利害關係人的可視性。共用對話與好搜尋的工作流程，有助於內部團隊與外部合作夥伴在時程、交付項目、核准事項及後續步驟上達成共識。
• 檔案共用更安全。團隊可在 Slack 中直接安全分享文件、意見回饋及專案素材，同時維持組織層級的監管與管理控制。
• 責任分工更明確，回應速度大提升。運用頻道來協作，更方便追蹤責任歸屬、找出障礙因素及掌握進度，再也不用辛苦手動更新狀態，或開後續追蹤會議。
• 對話和文件都留存記錄，隨搜隨有。對話、共用檔案及決策記錄均可長期供搜尋，幫助團隊快速找到重要背景資訊，減少重複工作。
• 強化客戶、廠商與合作夥伴關係。溝通更快速、透明度更高，加上更有條理的協作，與外部人員合作自然更順暢。Slack 研究還發現，使用 Slack 的團隊表示會議減少了 39%，生產力也提升了 47%。

什麼是外部協作？

外部協作是指與組織外部人員共同推動業務目標、執行專案及推進日常營運的過程。這些外部人員包括定期與內部團隊協調合作的客戶、廠商、代理商、承包商、供應商、顧問及策略合作夥伴。

外部協作通常涵蓋跨組織的專案規劃、檔案分享、客戶溝通、核准流程、人員就職、意見回饋循環以及協作執行。隨著各個組織的運作日益分散，不管是遠端團隊、外部廠商，還是全球合作夥伴都身處不同地方，企業越來越仰賴安全集中的協作系統來有效率地協調工作。

有效外部協作的最佳做法

想要順利與外部人員協作，關鍵在於清楚的溝通、條理分明的文件管理、明確的職責分工，以及能夠跨組織協調工作的安全系統。以下分享一些最佳做法，有助於團隊更快速地推動專案進度，並與外部合作夥伴建立更穩固的合作關係：

• 為每個合作夥伴或專案建立明確的溝通管道。為特定客戶、廠商、行銷活動或工作項目建立專屬 Slack 頻道，讓對話、檔案和核准流程保持井井有條並方便追蹤。
• 提早明確定義責任劃分、權限與回應期望。制定清楚的準則，說明誰負責做決策、誰可以存取資訊、預期的回應時間，以及核准流程應如何推進。
• 減少對冗長電子郵件往來的依賴。Slack Connect 的共用頻道有助於團隊將溝通集中在同一個地方，避免討論內容分散在各個收件匣、會議和四散的工具。
• 將工作流程與核准程序標準化。一致的流程能減少延誤和混亂，在多個組織協作時特別重要。將工作流程自動化也能協助團隊自動處理重複性任務，例如傳送提醒、核准、就職步驟及狀態更新。
• 讓溝通與決策記錄都能搜尋。集中管理對話和文件，不論是要回顧意見回饋、找出過往決策，還是要讓新加入的利害關係人快速掌握情況，都可以更輕鬆地辦到，而且不用擔心搞不清楚前因後果。
• 資訊要公開透明，但安全權限控管也不能馬虎。團隊應讓相關利害關係人能取得專案資訊，同時做好管理監督，並遵守安全協作規範。
• 盡可能使用非同步溝通。運用剪輯、對話串及自動化更新等工具，團隊就算時區不同、時間安排各異也能順暢協作，無需召開不必要的會議。

如何讓外部協作更安全、更好管理

與外部人員協作時，組織必須在速度、靈活性與監督管理之間取得平衡。透過 Slack Connect 及 Slack 管理員控制功能，團隊不只能安全地與外部人員協作，還能讓組織隨時掌握跨組織的工作流程、符合規範，並做好管理監督。

關鍵安全與管理最佳做法包括：

• 按照角色設定權限。根據團隊角色與職責控管頻道、工作流程、檔案及對話的存取權限，確保敏感資訊僅限相關利害關係人查閱。
• 訪客存取管理。善用訪客帳號功能，將外部合作夥伴可存取的範圍，限制在完成工作所需的頻道、文件及資源。
• 共用頻道管理。透過 Slack Connect，組織能全面掌控跨團隊、組織外部共用頻道的建立、管理、核准和維護方式。
• 資料保留與法規遵循。組織可透過管理控制功能，控管保留政策、合規要求，並在日常溝通和分享檔案的工作流程中，落實長期的文件歸檔與管理。
• 核准與管理把關。團隊可將核准工作流程標準化，同時管理員也可持續掌握協作活動、外部存取及組織溝通的模式。

透過 Slack 提升協作效率

高效的外部協作，關鍵在於資訊公開、安全性、清晰的責任歸屬、有條理的工作流程，以及能減少摩擦的溝通系統。解決之道並非盲目增加溝通工具，而是將現有的所有工具整合在一起，讓對話、核准流程、檔案、工作流程和決策都集中在同一個地方。

透過 Slack，你可以安全流暢地與外部合作夥伴協調工作，將跨組織協作中繁瑣的來回溝通降至最低。歡迎探索 Slack 的協作功能、整合，以及 Slack 範本庫，打造更安全、有條理且可擴展的外部協作工作流程。