Mit externen Partner:innen in Slack zusammenarbeiten

Über diesen Anwendungsfall

Die externe Zusammenarbeit kann ins Stocken geraten, wenn Gespräche in E-Mail-Threads, Meeting-Notizen, gemeinsamen Laufwerken und in nicht verknüpften Apps verstreut sind. Entscheidungen gehen unter, und externe Partner:innen arbeiten am Ende womöglich mit veralteten Informationen.

Slack integriert die externe Zusammenarbeit in dasselbe zentralisierte Betriebssystem für die Arbeit, in dem bereits die interne Arbeit stattfindet. Du kannst sicher mit Kund:innen, Lieferant:innen, Agenturen und anderen Stakeholder:innen über Geteilte Channels, Workflow-Automatisierung, Integrationen und KI-gestützte Tools kommunizieren, die Arbeit teamübergreifend sichtbar und organisiert halten.

Hier sind praktische Möglichkeiten zur externen Zusammenarbeit in Slack sowie allgemeine bewährte Methoden für den Aufbau effizienter unternehmensübergreifender Workflows.

So arbeitest du mit externen Partner:innen in Slack zusammen

Die Zusammenarbeit mit externen Partner:innen wird deutlich einfacher, wenn alle an einem gemeinsamen Ort kommunizieren können. Durch den Einsatz von Channels, gemeinsamen Workspaces und kontrollierten Zugriffseinstellungen können Teams externe Partner:innen direkt in die Kommunikation einbinden, ohne dabei Abstriche bei der Sicherheit zu machen.

Slack-Funktionen wie gemeinsame Channels, Workflow-Automatisierung, Integrationen und KI-gestützte Tools helfen Teams dabei, aufeinander abgestimmt zu bleiben und die Geschäftsproduktivität zu steigern. Hier findest du einen detaillierten Überblick über die Slack-Funktionen, die die externe Zusammenarbeit unterstützen:

Slack Connect nutzen, um unübersichtliche externe E-Mail-Ketten zu vermeiden

Slack Connect ermöglicht es Organisationen, direkt in Slack sicher mit externen Partner:innen zusammenzuarbeiten. Anstatt auf lange E-Mail-Ketten und isolierte Tools angewiesen zu sein, können Teams in Echtzeit kommunizieren, Dateien teilen, Freigaben koordinieren und Entscheidungen an einem zentralen Ort nachverfolgen. Teams, die Slack Connect nutzen, beobachten eine doppelt so schnelle Abwicklung bei kreativen Prüfungen und Freigaben sowie einer Reduzierung der wöchentlichen Meetings um 50 % bei Teams, die mit externen Auftragnehmer:innen arbeiten.

Indem externe Stakeholder:innen in denselben Workspace eingebunden werden, hilft Slack Connect dabei, Kommunikationssilos abzubauen, Reaktionszeiten zu verkürzen und Projekte mit besserer Übersicht voranzutreiben.

Slackbot für administrative Aufgaben und Erinnerungen nutzen

Slackbot ist eine persönliche KI für die Arbeit, die direkt in Slack integriert ist und Teams dabei hilft, die externe Zusammenarbeit durch automatische Erinnerungen, schnelle Antworten und leichtgewichtige Orientierung im täglichen Workflow organisiert zu halten. Teams können Slackbot nutzen, um Erinnerungen an Fristen zu senden, Stakeholder:innen nach Updates zu fragen, häufige Prozessfragen zu beantworten oder Personen zu den richtigen Ressourcen zu führen – ohne zusätzlichen administrativen Aufwand.

Da diese Erinnerungen direkt in Unterhaltungen und Channels stattfinden, können Teams verpasste Freigaben und wiederkehrende Rückfragen reduzieren und die Zusammenarbeit von verschiedenen Organisationen am Laufen halten.

Spezielle Channels für getrennte interne und externe Unterhaltungen einrichten

Channels helfen Teams dabei, die externe Zusammenarbeit nach Projekt, Kund:in, Kampagne oder Partnerbeziehung zu organisieren. Die Einrichtung spezieller Channels für bestimmte Arbeitsbereiche hält alles übersichtlich, sodass die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Unterhaltungen, Dateien, Freigaben und Updates haben.

Teams können außerdem interne Channels erstellen, um sich über Zeitpläne, Zuständigkeiten und Feedback abzustimmen, bevor Updates extern geteilt werden. Strukturierte Channel-Strukturen ermöglichen es, Informationen später zu suchen, vergrabene Dokumente und vergangene Diskussionen leicht wieder aufzufinden und doppelte Arbeit zu reduzieren.

Geteilte Channels für einen einheitlichen unternehmensübergreifenden Workspace öffnen

Geteilte Slack-Channels schaffen einen zentralen Workspace, in dem interne Teams und externe Partner:innen gemeinsam an aktiven Projekten zusammenarbeiten können. Mit Geteilten Channels gehören endlose E-Mail-Ketten und unübersichtliche Freigabeprozesse der Vergangenheit an. Stattdessen können Teams ganz einfach Updates teilen, Dateien prüfen, Fragen klären und Freigaben innerhalb derselben Unterhaltung vorantreiben.

Der gemeinsame Channel-Verlauf reduziert außerdem Verzögerungen durch fehlenden Kontext oder verstreutes Feedback. Unterhaltungen und Aktionspunkte bleiben in Echtzeit miteinander verknüpft und verbessern so die Transparenz zwischen verschiedenen Organisationen.

Workflows automatisieren und manuelle Nachverfolgung einsparen

Workflow-Automatisierung hilft Teams dabei, manuelle Nachverfolgung zu reduzieren und die externe Zusammenarbeit zwisschen verschiedenen Organisationen kontinuierlich voranzubringen. Teams können wiederkehrende Aufgaben wie Freigabeanfragen, Onboarding-Workflows, Status-Updates, Erinnerungen und Aufnahmeformulare automatisieren, damit Projekte nicht ins Stocken geraten, während auf Updates oder Antworten gewartet wird.

Der Workflow-Builder lässt sich zudem mit externen Tools und Systemen verknüpfen und hilft Teams dabei, Prozesse zwischen verschiedenen Organisationen zu vereinheitlichen und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand und Kommunikationsverzögerungen zu reduzieren.

Dein Tech-Stack integrieren und externe Stakeholder:innen auf dem Laufenden halten

Integrationen vernetzen Slack mit den anderen Tools, die dein Team bereits für die Arbeit nutzt – von Projektmanagement-Plattformen, CRM-Systemen und Ticketing-Systemen bis hin zu Dateifreigabe-Tools, Kalendern und weiteren Business-Apps. Mit Slacks Integrationen können Teams Projekt-Updates aus Projektmanagement-Tools erhalten, Dateien aus Google Drive teilen, Salesforce-Datensätze erstellen oder Support-Tickets verwalten, ohne Slack zu verlassen.

Die zentrale Bündelung dieser Informationen hilft dabei, den Kontextwechsel zu reduzieren, Arbeit in Echtzeit einfacher nachzuverfolgen und externe Stakeholder:innen auf dem Laufenden zu halten, ohne häufig manuelle Updates versenden zu müssen.

Huddles und Video- und Sprachnachrichten starten und ohne formelle Kalendereinladungen synchronisieren

Huddles und Video- und Sprachnachrichten bieten Teams einfache Möglichkeiten, schnell mit externen Partner:innen zu kommunizieren, ohne formelle Meetings planen zu müssen.

Teams können direkt einen Huddle starten, um Fragen in Echtzeit zu klären, Feedback gemeinsam zu besprechen oder schnellere Entscheidungen zu treffen, wenn die asynchrone Kommunikation den Fortschritt verlangsamt. Laut einer Slack-Studie verzeichnen Teams, die Huddles nutzen, eine 37-prozentige Steigerung der Produktivität.

Video- und Sprachnachrichten unterstützen die asynchrone Zusammenarbeit, indem Teams kurze Video- oder Audio-Updates aufnehmen können, die Partner:innen nach ihrem eigenen Zeitplan ansehen können. Das hilft dabei, die Meeting-Überlastung zu reduzieren und gleichzeitig eine schnellere, kontextreichere Möglichkeit zu bieten, Änderungen zu erläutern oder Projekt-Updates durchzugehen.

Vorteile der externen Zusammenarbeit mit Slack

Slack bietet Organisationen eine gemeinsame Kollaborationsebene, auf der interne Teams und externe Partner die Arbeit schneller koordinieren, projektübergreifende Transparenz wahren und die Kommunikation organisiert halten können – ohne Abstriche bei Sicherheit oder administrativer Kontrolle.

Zu den größten Vorteilen der externen Zusammenarbeit in Slack zählen:

• Schnellere Kommunikation und Entscheidungsfindung: Geteilte Channels, Huddles und Echtzeit-Messaging helfen Teams, Fragen zu klären und Genehmigungen schneller voranzutreiben, ohne lange auf E-Mail-Ketten oder geplante Meetings warten zu müssen.
• Weniger E-Mail-Überflutung und fragmentierte Kommunikation: Wenn Gespräche, Dateien, Updates und Feedback in Slack gebündelt werden, entfällt die Notwendigkeit, überfüllte E-Mail-Posteingänge und nicht verknüpfte Kollaborationstools zu verwalten.
• Sicherheit auf Enterprise-Ebene: Mit Slack Connect entscheidest du nicht nur, welche externen Partner:innen beitreten können, sondern auch, was sie sehen und teilen dürfen. Jede Interaktion in Slack entspricht strengen Datenschutzstandards und Compliance-Zertifizierungen.
• Verbesserte Transparenz bei verschiedenen Projekten und Stakeholder:innen: Geteilte Gespräche und durchsuchbare Workflows helfen internen Teams und externen Partner:innen, bei Zeitplänen, Ergebnissen, Genehmigungen und nächsten Schritten auf dem gleichen Stand zu bleiben.
• Sichereres Teilen von Dateien: Teams können Dokumente, Feedback und Projekt-Assets direkt in Slack sicher teilen und dabei die organisatorische Kontrolle sowie administrative Einstellungen beibehalten.
• Mehr Verantwortlichkeit und schnellere Reaktionszeiten: Channelbasierte Zusammenarbeit erleichtert es, Zuständigkeiten nachzuverfolgen, Blocker zu erkennen und den Fortschritt zu verfolgen, ohne auf manuelle Status-Updates und Nachfass-Meetings angewiesen zu sein.
• Durchsuchbarer Kommunikations- und Dokumentationsverlauf: Gespräche, geteilte Dateien und Entscheidungen bleiben langfristig durchsuchbar, sodass Teams wichtigen Kontext schnell finden und doppelte Arbeit vermeiden können.
• Stärkere Beziehungen zu Kund:innen, Lieferant:innen und Partner:innen: Schnellere Kommunikation, mehr Transparenz und besser organisierte Zusammenarbeit können dazu beitragen, dass externe Partnerschaften reibungsloser verlaufen. Slack-Forschungsergebnisse zeigen außerdem, dass Teams, die Slack nutzen, 39 Prozent weniger Meetings und eine 47 Prozent höhere Produktivität verzeichnen.

Was ist externe Zusammenarbeit?

Externe Zusammenarbeit bezeichnet den Prozess, mit Personen außerhalb deiner Organisation an gemeinsamen Geschäftszielen, Projekten und dem Tagesgeschäft zu arbeiten. Dazu können Kund:innen, Lieferant:innen, Agenturen, Auftragnehmer:innen, Zulieferer:innen, Berater:innen und strategische Partner:innen gehören, die regelmäßig mit internen Teams zusammenarbeiten.

Externe Zusammenarbeit umfasst häufig Projektplanung, Dateien teilen, Kundenkommunikation, Freigaben, Onboarding, Feedback-Zyklen und gemeinsame Umsetzung über mehrere Organisationen hinweg. Da Organisationen zunehmend über Remote-Teams, externe Anbieter:innen und globale Partner:innen verteilt sind, setzen Unternehmen verstärkt auf sichere, zentrale Kollaborationssysteme, um ihre Arbeit effizient zu koordinieren.

Bewährte Methoden für die effektive externe Zusammenarbeit

Erfolgreiche externe Zusammenarbeit erfordert klare Kommunikation, strukturierte Dokumentation, definierte Zuständigkeiten und sichere Systeme zur organisationsübergreifenden Koordination. Die folgenden bewährten Methoden können Teams dabei helfen, Projekte schneller voranzutreiben und stärkere Arbeitsbeziehungen mit externen Partner:innen aufzubauen:

• Klare Kommunikations-Channels für jede:n Partner:in oder jedes Projekt einrichten: Erstelle spezielle Slack-Channels für bestimmte Kund:innen, Lieferant:innen, Kampagnen oder Arbeitsbereiche, damit Unterhaltungen, Dateien und Freigaben übersichtlich und leicht nachvollziehbar bleiben.
• Zuständigkeiten, Berechtigungen und Reaktionserwartungen frühzeitig festlegen: Lege klare Richtlinien fest, wer Entscheidungen trifft, wer Zugriff auf Informationen hat, welche Reaktionszeiten erwartet werden und wie Freigaben den Prozess durchlaufen sollen.
• Die Abhängigkeit von langen E-Mail-Ketten reduzieren: Geteilte Channels in Slack Connect helfen Teams dabei, die Kommunikation an einem Ort zu bündeln, anstatt Diskussionen auf E-Mail-Posteingänge, Meetings und isolierte Tools zu verteilen.
• Workflows und Freigabeprozesse vereinheitlichen: Einheitliche Prozesse reduzieren Verzögerungen und Missverständnisse – besonders wenn mehrere Organisationen beteiligt sind. Workflow-Automatisierung kann Teams außerdem dabei helfen, wiederkehrende Aufgaben wie Erinnerungen, Freigaben, Onboarding-Schritte und Status-Updates zu automatisieren.
• Kommunikations- und Entscheidungsverlauf durchsuchbar halten: Zentralisierte Unterhaltungen und Dokumentation erleichtern es, Feedback zu überprüfen, vergangene Entscheidungen wieder aufzugreifen und neue Stakeholder:innen einzubinden, ohne den Kontext zu verlieren.
• Transparenz fördern und dabei sichere Zugriffskontrollen aufrechterhalten: Teams sollten Projektinformationen für die richtigen Stakeholder:innen zugänglich machen und gleichzeitig administrative Aufsicht und Praktiken zur sicheren Zusammenarbeit beibehalten.
• Wann immer möglich asynchrone Kommunikation nutzen: Tools wie Video- und Sprachnachrichten, Threads und automatische Updates helfen Teams dabei, über unterschiedliche Zeitpläne und Zeitzonen hinweg zusammenzuarbeiten, ohne unnötige Meetings abzuhalten.

So verbesserst du Sicherheit und Governance bei der externen Zusammenarbeit

Bei der externen Zusammenarbeit müssen Organisationen Geschwindigkeit und Flexibilität mit Aufsicht und Kontrolle in Einklang bringen. Slack Connect und die Admin-Einstellungen von Slack ermöglichen eine sichere Zusammenarbeit und helfen Organisationen dabei, Transparenz, Compliance und administrative Kontrolle über externe Workflows aufrechtzuerhalten.

Wichtige bewährte Methoden für Sicherheit und Governance:

• Rollenbasierte Berechtigungen: Steuere den Zugriff auf Channels, Workflows, Dateien und Unterhaltungen auf Basis von Teamrollen und -verantwortlichkeiten, damit sensible Informationen nur den richtigen Stakeholder:innen zugänglich sind.
• Verwaltung des Gastzugangs: Nutze Gastkonten, die den externen Zugriff auf die Channels, Dokumente und Ressourcen beschränken, die Partner:innen für ihre Arbeit benötigen.
• Governance für Geteilte Channels: Slack Connect gibt Organisationen einen Überblick darüber, wie Geteilte Channels über Teams und externe Organisationen hinweg erstellt, verwaltet, genehmigt und gepflegt werden.
• Datenaufbewahrung und Compliance: Administrative Einstellungen helfen Organisationen dabei, Aufbewahrungsrichtlinien, Compliance-Anforderungen und langfristige Dokumentationspraktiken in Kommunikations- und Dateifreigabe-Workflows zu verwalten.
• Genehmigungen und administrative Transparenz: Teams können Genehmigungs-Workflows vereinheitlichen, während Admins die Zusammenarbeitsaktivitäten, externen Zugriffe und organisationsweiten Kommunikationsmuster im Blick behalten.

Effektiver zusammenarbeiten mit Slack

Erfolgreiche externe Zusammenarbeit hängt von Transparenz, Sicherheit, klarer Verantwortlichkeit, strukturierten Workflows und Kommunikationssystemen ab, die Reibungsverluste minimieren. Die Lösung besteht nicht einfach darin, mehr Kommunikationstools einzusetzen, sondern darin, alle vorhandenen Tools zusammenzuführen, damit Unterhaltungen, Freigaben, Dateien, Workflows und Entscheidungen an einem zentralen Ort sind.

Mit Slack kannst du dich sicher und nahtlos mit externen Partner:innen koordinieren und das Hin und Her bei der übergreifenden Zusammenarbeit auf ein Minimum reduzieren. Entdecke die Kollaborationsfunktionen und Integrationen von Slack sowie die Slack-Vorlagengalerie, um sicherere, strukturiertere und skalierbarere Workflows für die externe Zusammenarbeit aufzubauen.