このユースケースについて
会話がメールのスレッド、ミーティングのメモ、共有ドライブ、分断されたアプリに散在していると、外部とのコラボレーションはうまく機能しません。たとえば、意思決定の内容が埋もれてしまう、外部パートナーが古い情報をもとに作業を進めてしまう、といったことが起こり得ます。
Slack は、すでにチームがそこで業務を行っている一元化された仕事の基本システム（Work OS）として、外部とのコラボレーションを統合します。共有チャンネル、ワークフロー自動化、インテグレーション、AI 搭載ツールにより、チームはクライアントやベンダー、代理店、その他の関係者と安全にコミュニケーションをとり、業務全体を可視化・整理できます。
ここでは、Slack を使って外部とのコラボレーションを実践する具体的な方法と、会社の壁を越えた効率的な業務フローを構築するためのベストプラクティスを紹介します。
Slack で外部パートナーと連携する方法
全員が 1 つの共有スペースでコミュニケーションをとれる環境があれば、外部パートナーとの連携がはるかにスムーズになります。チャンネルや共有ワークスペースを利用し、アクセス権限を設定することで、セキュリティを損なうことなく外部パートナーと直接やり取りできる環境が整います。
共有チャンネル、ワークフロー自動化、インテグレーション、AI を搭載したツールなどの Slack の機能により、チームの連携を保ち、業務の生産性を向上させることができます。ここでは外部とのコラボレーションをサポートする Slack の機能を紹介します。
Slack コネクトで煩雑なメールのやり取りをなくす
Slack コネクトを使うことで、Slack 内で外部パートナーと安全に連携できます。長いメールのやり取りや分断されたツールに頼ることなく、チームはリアルタイムでコミュニケーションをとり、ファイルの共有、承認の調整、意思決定の追跡を 1 か所で行えます。Slack コネクトを利用するチームでは、制作物のレビューと承認のサイクルが 2 倍速くなり、協力会社と連携しているチームの週次ミーティングが 50% 削減されたと報告されています。
Slack コネクトによって外部の関係者を同じワークスペースに招くことで、コミュニケーションのサイロ化を解消し、応答時間を短縮して、可視性を高めながらプロジェクトを前進させることができます。
Slackbot で事務タスクやリマインダーを管理する
Slackbot は Slack に組み込まれた仕事のためのパーソナル AI です。日々の仕事の流れの中で、自動リマインダー、すばやい回答、わかりやすいガイダンスを提供してくれるため、外部コラボレーションを整理するのに役立ちます。チームは Slackbot を使って、締め切りのリマインダーを送ったり、関係者に進捗報告を促したり、よくある質問に回答したり、適切なリソースへ案内したりできるため、管理作業を削減できます。
これらのリマインダーは会話やチャンネル内で直接提供されるため、承認の見落としや不要なフォローアップを減らして、組織を横断した業務をスムーズに進めることができます。
専用チャンネルを設けて社内外の会話を整理する
チャンネルを使って、プロジェクト、顧客、キャンペーン、パートナーごとに外部コラボレーションを整理できます。特定の業務プロセスごとに専用チャンネルを作成することで、情報が整理され、適切な人が適切な会話、ファイル、承認、更新情報にアクセスできるようになります。
また、外部に共有する前にスケジュール、担当、フィードバックをすり合わせるための、社内用チャンネルを作成することもできます。このような整理されたチャンネル構造によって、後から情報を検索しやすくなるため、埋もれたドキュメントや過去の議論を有効に活用でき、重複作業も減らせます。
共有チャンネルを開設して、会社の壁を越えた統合ワークスペースを実現する
Slack の共有チャンネルにより、社内のチームと外部のパートナーが協働してプロジェクトを進められる、共通のワークスペースが生まれます。チームは込み入ったメールのやり取りや分断された確認プロセスに追われる日々に別れを告げ、同じ会話の中で最新情報を共有し、ファイルをレビューし、疑問点を解消して、承認手続きをスムーズに進められます。
共有チャンネルの履歴へのアクセスにより、背景や経緯がわからなかったりフィードバックが分散していたりすることで発生する遅れも解消されます。会話とアクション項目がリアルタイムでつながり、組織全体の可視性が向上します。
ワークフローを自動化して、手動でのフォローアップをなくす
ワークフロー自動化により、チームは手動でのフォローアップを削減し、組織全体で一貫性をもって外部とのコラボレーションを推進できます。承認のリクエスト、オンボーディング、進捗確認、リマインダー、受付フォームなど、繰り返し発生するタスクを自動化することで、アップデートや返信を待ってプロジェクトが停滞することを防げます。
ワークフロービルダーは外部のツールやシステムとも連携可能です。組織全体でのプロセスの標準化により、管理作業を削減し、コミュニケーションの遅れを防げます。
テクノロジースタックを統合して、外部の関係者との連携を保つ
インテグレーションの機能により、チームがすでに仕事で使用しているツールと Slack を連携できます。プロジェクト管理プラットフォームや CRM システム、チケット管理システム、ファイル共有ツール、カレンダーなど、幅広いビジネスアプリに対応しています。この Slack のインテグレーションの活用により、チームはプロジェクト管理ツールからの最新情報の取得や、Google ドライブのファイルの共有、Salesforce レコードの作成、サポートチケットの管理などを Slack を離れることなく行えます。
情報が一元化されることで、ツールを切り替える手間が減り、リアルタイムで作業を追跡しやすくなります。これにより、頻繁に手動で情報を送ることなく、外部の関係者と最新の状況を共有できます。
ハドルミーティングやクリップで、会議を設定せずにすぐに情報共有する
ハドルミーティングとクリップにより、わざわざミーティングを設定しなくても、外部のパートナーと手軽かつ迅速にコミュニケーションをとれます。
チームは簡単にハドルミーティングに参加して、疑問点をリアルタイムで解決したり、フィードバックをともに確認したり、非同期のコミュニケーションよりもスピーディーに意思決定したりできます。Slack の調査では、ハドルミーティングを利用するチームは生産性が 37% 向上すると報告されています。
クリップは、短い動画や音声を記録できる機能です。最新情報を録音・録画して共有すれば、相手は自分の好きなタイミングで内容を確認できます。このような非同期でのコラボレーションによって、簡単に変更点を説明したり、プロジェクトの進捗を共有したりできることで、チームはミーティングの過多を防げます。
Slack コネクトのおかげで、パートナーとのコミュニケーションが簡素化されました。テクノロジーの導入や業務プロセスの推進に役立っています。
Slack で外部コラボレーションを行うメリット
Slack は、社内のチームと外部のパートナーが連携するための共有のコラボレーション基盤を提供します。これにより、セキュリティや管理体制を損なうことなく、プロジェクト全体の可視性を確保しながら、よりスピーディーに仕事を調整して協働できます。
Slack で外部コラボレーションを行うことの主なメリットは以下のとおりです。
- コミュニケーションと意思決定の迅速化。共有チャンネル、ハドルミーティング、リアルタイムでのメッセージングにより、チームは長いメールを読み解いたり、ミーティングを待ったりすることなく、すばやく疑問を解消し、承認プロセスをスムーズに進められます。
- メールの氾濫やコミュニケーションの断絶の解消。会話、ファイル、アップデート、フィードバックが Slack にまとまることで、分散したメールやコラボレーションツールを管理する手間がなくなります。
- エンタープライズグレードのセキュリティ。Slack コネクトでは、どの外部パートナーが参加するかはもちろん、そのパートナーが何を閲覧・共有できるかも管理できます。Slack 上のすべてのやり取りは、厳格なプライバシー基準とコンプライアンス認証に準拠しています。
- プロジェクトや関係者をまたいだ可視性の向上。共有された会話と検索可能なワークフローにより、社内外のチームがスケジュール、成果物、承認、次のステップについて、つねに同じ認識をもつことができます。
- より安全なファイル共有。チームは組織の監視・管理体制を維持しながら、ドキュメント、フィードバック、プロジェクトアセットを Slack 内で安全に共有できます。
- 責任意識の向上と迅速な対応。チャンネルベースのコラボレーションにより、手動でのステータス更新やフォローアップミーティングに頼ることなく、担当者の把握や、阻害要因の特定、進捗の追跡を容易に行えます。
- 検索可能なコミュニケーションとドキュメント履歴。会話、共有ファイル、意思決定の内容が、検索可能なかたちで長期的に保存されるため、重要な情報をすぐに見つけ出して、同じような作業を繰り返すことを防げます。
- クライアント、ベンダー、パートナーとの関係強化。迅速なコミュニケーション、透明性、整理されたコラボレーションにより、外部とのパートナーシップをスムーズに運営できます。Slack の調査では、Slack を活用するチームはミーティングが 39% 減少し、生産性が 47% 向上していると報告されています。
外部コラボレーションとは？
外部コラボレーションとは、共通のプロジェクトやビジネス目標のもとで、または日常的な業務において、組織外の人々と協力するプロセスのことです。社内のチームと定期的に連携する、クライアント、ベンダー、代理店、取引先、サプライヤー、コンサルタント、戦略的パートナーなどとの仕事が含まれます。
外部コラボレーションとして、プロジェクトの計画やファイルの共有、顧客とのコミュニケーション、承認手続き、オンボーディング、フィードバックサイクル、複数の組織をまたいだ共同作業などが行われます。リモート環境で働くチーム、外部ベンダー、グローバルパートナーなど、さまざまな組織同士の連携が求められるようになるなか、企業が業務を効率的にコーディネートするために、安全で一元化されたコラボレーションシステムの重要性が増しています。
効果的な外部コラボレーションのためのベストプラクティス
強固な外部コラボレーションを行うには、明確なコミュニケーション、整理されたドキュメント、定義された責任範囲、そして組織をまたいで業務を調整するための安全なシステムが必要です。チームがプロジェクトをより速く前進させ、外部パートナーとより強固な関係を築くのに役立つベストプラクティスを紹介します。
- パートナーまたはプロジェクトごとに明確なコミュニケーション用チャンネルを設ける。特定の顧客、ベンダー、キャンペーン、業務フローごとに専用の Slack チャンネルを作成することで、会話、ファイル、承認が整理され把握しやすくなります。
- 責任者、権限、期待値を早い段階で定める。誰が意思決定を担うか、誰が情報にアクセスできるか、どのような対応が期待されるか、承認はどのように進められるかなどについて、明確なガイドラインを定めましょう。
- 長いメールのやり取りへの依存を減らす。Slack コネクトの共有チャンネルを使えば、議論がメールやミーティング、ツールに分散することなく、コミュニケーションが 1 か所にまとまります。
- 業務フローや承認プロセスを標準化する。一貫したプロセスがあることで、とくに複数の組織がかかわる場合の遅れや混乱を軽減できます。ワークフロー自動化を利用して、リマインダー、承認、オンボーディング、ステータス更新といった繰り返しタスクを自動化することもできます。
- コミュニケーションと意思決定の履歴を検索できる状態に保つ。一元化された会話とドキュメントにより、過去のフィードバックや意思決定を参照しやすくなり、新たに加わった関係者もすぐに背景を把握して、スムーズに仕事を引き継げます。
- 安全なアクセス制御を維持しながら透明性を確保する。チームは管理体制と安全なコラボレーションを維持して、適切な関係者がプロジェクト情報にアクセスできるようにする必要があります。
- 可能なかぎり非同期コミュニケーションを利用する。クリップ、スレッド、自動更新などのツールの利用により、不要なミーティングを設定することなく、異なるタイムゾーンやスケジュールを超えてチームで連携できます。
社外コラボレーションにおけるセキュリティとガバナンスを強化する方法
外部とのコラボレーションでは、適切な監視や管理を行いながら、スピードと柔軟性を保つことが求められます。Slack コネクトおよび Slack の管理者コントロールは、安全なコラボレーションを支援しながら、社外ワークフロー全体における可視性・コンプライアンス・管理者権限の維持をサポートします。
セキュリティとガバナンスに関するベストプラクティスは以下のとおりです。
- ロールベースの権限管理。チームでの役割や責任に基づいて、チャンネルやワークフロー、ファイル、会話へのアクセスを制御し、機密情報へのアクセスを適切な関係者のみに限定できます。
- ゲストアクセスの管理。ゲストアカウントを利用することで、社外パートナーによるアクセスを業務上必要なチャンネル、ドキュメント、リソースのみに制限できます。
- 共有チャンネルのガバナンス。Slack コネクトでは、共有チャンネルの作成・管理・承認・維持について、社内外の組織にまたがる監視機能を提供します。
- データの保存とコンプライアンス。管理者コントロールにより、コミュニケーションおよびファイル共有のワークフロー全体に対して、保存ポリシー、コンプライアンス要件、長期的な文書管理に対応できます。
- 承認と管理の可視化。チームは承認のフローを標準化でき、管理者はコラボレーションのアクティビティ、外部アクセス、組織内コミュニケーションのパターンを継続的に把握できます。
Slack でより効果的なコラボレーションを実現
外部とのコラボレーションを効果的に行うには、可視性、セキュリティ、明確な責任、整理されたワークフロー、そして摩擦を減らすコミュニケーションシステムが欠かせません。ただコミュニケーションツールを増やすだけでは不十分です。問題を解決するには、既存のすべてのツールを統合し、会話、承認手続き、ファイル、ワークフロー、意思決定をすべて 1 か所に集めるしくみが必要です。
Slack を使えば、外部パートナーと安全かつシームレスに連携し、領域横断的なコラボレーションに伴う煩雑なやり取りを最小限に抑えられます。ぜひ Slack のコラボレーション機能やインテグレーション、Slack テンプレートギャラリーをご活用ください。より安全で、整理された、拡張性のある外部コラボレーションのフローを構築できるしくみが用意されています。
